Come si ottiene una certificazione ISO 9001?

Come si ottiene una certificazione ISO 9001?

Una delle certificazioni più comunemente richieste ed implementate dalle organizzazioni, ed anche quella che getta le basi di un sistema organizzativo efficace, è la certificazione ISO 9001.

La certificazione ISO 9001 viene rilasciata a quelle organizzazioni che dimostrino di assolvere i requisiti richiesti dalla stessa, in merito ai sistemi di gestione per la qualità. Oltre essere la madre dei sistemi di gestione, e dell’applicazione dei principi del PDCA, plan, do, check, act, nell’ultima revisione richiede l’adozione anche dei concetti di rischio.

Per implementare un sistema di gestione coerente con il contesto aziendale, e capace di assolvere i requisiti applicabili e del cliente nel tempo, o soddisfazione dei clienti. Fondamentale per tutte quelle organizzazioni che vogliono presentarsi ai mercati internazionali e lavorare con la pubblica amministrazione.

La struttura della norma, definita di alto livello, è comune alle altre norme più adottate, come quelle sui sistemi di gestione ambientale, ISO 14001, salute e sicurezza, ISO 45001, sicurezza alimentare, ISO 22000 e sicurezza dati, ISO 27001.

La medesima struttura ne facilita l’integrazione dei requisiti. Abbiamo trattato l’argomento dei sistemi di gestione integrati, fornendo degli spunti di approfondimento qui.

Che cosa è il sistema di gestione della qualità?

Il sistema di gestione qualità è l’insieme delle regole, procedure, istruzioni, risorse necessarie per poter effettuare, secondo i requisiti applicabili e del cliente la produzione di un prodotto o l’erogazione di un servizio.

Detto così potrebbe significare tutto e niente. Vediamo meglio quali sono i requisiti richiesti da una certificazione ISO 9001 e nello specifico a che cosa servono:

  1. Contesto dell’organizzazione. Il contesto dell’organizzazione è la fotografia dell’organizzazione e della sua direzione strategica. Con la definizione del contesto la tua organizzazione definirà una coerente politica, i punti forti ed i punti di debolezza, le parti interessate interne ed esterne che possono influenzare o venire influenzate dall’organizzazione e dai suoi processi e le loro aspettative. In questo modo potrai definire una corretta direzione strategica, le risorse necessarie ed i requisiti da rispettare;
  2. Leadership. Dove va una nave senza un leader? Affonda. E così anche con le aziende. Per questo devi avere una mentalità di leadership a tutti i livelli volta alla comunicazione, al problem solving ed al miglioramento dei processi e servizi;
  3. Pianificazione. In pratica ho definito cosa voglio fare, qua si definisce come dovrò farlo. Valutando tutti quelli che possono essere i rischi impattanti, interni ed esterni all’organizzazione, al raggiungimento degli obiettivi. Così come le opportunità da cogliere. Definendo così le risorse necessarie alla prevenzione, alla mitigazione di quelli rilevati, al loro monitoraggio definendo obbiettivi e skill;
  4. Supporto. Grazie a questo punto della norma sarai in grado di definire tutto ciò che serva a supporto dei processi della tua organizzazione. In termini tecnici, umani, ed in termini di competenza;
  5. Attività Operative. In questa fase metterai in atto tutto ciò che hai pianificato.
  6. Valutazione delle performance. Niente di più importante. La raccolta delle evidenze. Monitoraggi e dati in uscita dagli audit. Che saranno necessari per attuare azioni successive di miglioramento.
  7. Miglioramento. La gestione dei dati raccolti. Delle discordanze tra quanto pianificato e raggiunto, fondamentale per mettere in atto azioni di miglioramento.

In questo semplice esempio risulta chiaro, se non lo fosse stato prima, che per erogare un servizio o produrre qualcosa secondo standard definiti o richiesti, nel tempo, è necessaria la definizione di tutte le risorse umane, economiche e tecniche, per dimostrare la propria affidabilità ai mercati e poter gestire la propria efficienza massimizzandone i guadagni.

Ed è fondamentale questa norma, che non a caso definisce un approccio per processi. Dove riuscirai ad inquadrare le risorse necessarie per ogni processo e la correlazione tra gli stessi per il raggiungimento della massima soddisfazione del cliente.

Chi può richiedere una certificazione di qualità, quanto costa e quanto tempo occorre?

La certificazione ISO 9001 è volontaria. Può essere richiesta da ogni tipologia di azienda, di qualsiasi grandezza ed ambito sia privato che pubblico. Il raggiungimento della certificazione ISO 9001 può essere anche richiesta da singoli individui, professionisti, o da requisiti tecnici di altre norme, per esempio nell’ambito della saldatura o per le attestazioni SOA di talune categorie.

L’implementazione di un sistema di gestione per la qualità secondo la norma ISO 9001 dovrebbe essere alla base della gestione organizzativa aziendale. Ma il più delle volte viene effettuato dopo richieste specifiche esterne da parte della catena di fornitura.

Altre motivazioni sono per poter accedere a gare di affidamento, riconoscimenti di benefit fiscali , e punteggi maggiorati delle gare d’appalto.

Il tempo necessario per raggiungere una certificazione secondo la norma ISO 9001 può dipendere da molti fattori, così come il costo. Per esempio devono essere considerati i processi effettuati dall’organizzazione, le risorse umane ed i siti oggetto di certificazione.

Senza contare che sarebbe meglio certificare un sistema rodato almeno sei mesi. Questo per avere dati ed evidenze rappresentativi della gestione e non solamente ‘carta’. Nella certificazione ISO 9001 non vi è un obbligo come con gli standard alimentari per esempio che richiedono un’adozione almeno di 5 mesi.

Ma è importante sottolineare che si certifica un qualcosa che si sta facendo e non che vorremmo fare. Per quanto riguarda il costo, oltre i fattori elencati sopra deve essere tenuto conto se l’implementazione del sistema di gestione qualità venga effettuata in autonomia dell’azienda o con l’ausilio di consulenti.

Ed in questo caso consigliamo di qualificare figure titolate, visibili, e con esperienza sul sistema di gestione qualità, per esempio che abbiamo effettuato formazione specifica sulla norma ISO 9001, e che forniscono esperienza il più possibile in linea con il contesto della nostra azienda.

Non fermarsi solo al concetto italiano del chi fa pagare meno è più bravo. Perché queste sono persone che se non capaci possono creare molti danni all’organizzazione aziendale. Perché la certificazione ISO 9001 è frutto di un lavoro organizzativo con risorse e processi e non una risma di carta.

Oltre al costo dell’eventuale consulente, dovranno essere considerati i costi dell’organismo di certificazione che si occuperà delle verifiche. Che noi consigliamo sempre Accreditato.

Quali sono gli step per raggiungere una certificazione ISO 9001?

Come abbiamo visto raggiungere una certificazione ISO 9001 per il proprio sistema di gestione qualità sarà fondamentale per godere di molteplici vantaggi. Vediamo i passi per raggiungere questa importante certificazione:

  • Definire la possibilità poter effettuare in indipendenza l’implementazione del sistema di gestione qualità oppure quella di qualificare figure esterne;
  • Effettuare una gap analysis che vedere il discostamento con i requisiti con la norma e definire le azioni ed i tempi per l’implementazione;
  • Definire campo di applicazione, politica, analisi del contesto, processi, mansioni, ed effettuare la valutazione dei rischi ed opportunità definendo obbietti;
  • Condividere con tutte le risorse umane quanto prodotto e valutarne coerenza e modifiche. Perché la qualità non si fa in ufficio;
  • Implementare le informazioni documentate fondamentali a far funzionare il sistema, i processi e necessarie per la raccolta dei dati e delle evidenze;
  • Effettuare formazione a tutte le risorse umane secondo le mansioni designate;
  • Rodare il sistema e effettuare la selezione dell’organismo di certificazione;
  • Effettuare l’audit interno ed il riesame della direzione, adottando azioni correttive qualora necessiti;
  • Pianificare e effettuare la verifica di valutazione da parte dell’organismo di certificazione per il rilascio del certificato. All’atto del rilascio, organismo effettuerà un audit di stadio uno, documentale e stadio due su campo. Una volta risolte le eventuali non conformità rilascerà il certificato;
  • Mantenimento del sistema attivo e vivo, con annuali verifiche da parte dell’organismo di certificazione per il mantenimento del certificato.

Certificazioni ISO 9001: le nostre conclusioni

Raggiungere la certificazione ISO 9001 è un passo fondamentale per un’organizzazione. Può portare un valore aggiunto importante, ma in caso non si lavori con il giusto metodo, può arrecare molte criticità.

Consigliamo nuovamente alle organizzazioni di non qualificare gli ‘amici’, ma professionisti capaci e con visibili e coerenti esperienze con i sistemi organizzativi aziendali. Che abbiamo una visione del tutto e non solo del certificato da appendere al muso, per godere di tutti i vantaggi del miglioramento continuo aziendale.