Le differenze tra la digitalizzazione e la dematerializzazione dei documenti

Le differenze tra la digitalizzazione e la dematerializzazione dei documenti

Dematerializzare. Digitalizzare.

Cosa indicano effettivamente questi due verbi? Sono connessi tra loro? Quali vantaggi ci sono nell’usare questi due processi?

Effettivamente i concetti di dematerializzazione e di digitalizzazione sono moderni e collegati allo sviluppo del digitale avvenuto negli ultimi decenni.

Come tutti sappiamo, è molto importante avere dei comportamenti sostenibili che non danneggino oltremodo il nostro Pianeta e, nell’ultimo periodo di tempo, si è sottolineato come sia necessario rieducare l’uomo nell’uso della carta. Dietro la produzione di questo bene, c’è il fenomeno del disboscamento, infatti, in media, un’azienda che produce carta utilizza 700 alberi al giorno. I processi di dematerializzazione e digitalizzazione sono in effetti connessi a questa problematica perché sono intenti al limitare l’uso di questo bene prezioso. Sia la dematerializzazione che la digitalizzazione, quindi, sono legati al mondo della documentazione digitale. Ma quale è la differenza tra di essi?

Differenze tra dematerializzazione e digitalizzazione

Come Savino Solution spiega, la dematerializzazione consiste nella trasformazione di materiali cartacei in documenti digitali per la creazione e la trasformazione degli archivi.
Dematerializzare un documento significa quindi scannerizzare o fotografare il foglio di carta e renderlo digitale. Questo processo contribuisce alla resa più efficace dell’organizzazione del materiale archiviato che non occuperà più spazio fisico e sarà anche più facile da reperire attraverso i sistemi di ricerca dei software utilizzati.
I documenti cartacei dematerializzati mantengono il loro valore giuridico, ma non possono essere modificati. I formati che acquisiscono questi documenti, infatti, non permettono azioni sugli stessi in quanto la loro origine non è digitale.

La digitalizzazione, invece, consiste nella creazione effettiva di documenti digitali. In questo processo non vi è una trasformazione, bensì si elabora il documento al computer dall’origine. I formati di questi file sono diversi da quelli dematerializzati ed infatti è possibile modificarli, oltre che ordinarli e ricercarli negli archivi digitali. Anche i documenti digitalizzati hanno un valore legale perché sono elaborati in modo tale che seguano le normative per la resa giudica degli stessi, ad esempio è ormai possibile firmare o timbrare digitalmente.

Vantaggi della dematerializzazione e della digitalizzazione dei documenti

Avere materiali dematerializzati o digitalizzati per un’azienda o un ente pubblico è estremamente vantaggioso. Infatti i documenti digitali non occupano spazio fisico e questo consente di avere uffici di minori dimensioni. Inoltre, come già accennato, ricercare un documento in formato digitale è molto più semplice del farlo in archivi tradizionali, dove sono accantonati migliaia di carte non sempre in maniera ordinata. Anche i costi sono ridotti, infatti digitalizzando i documenti si risparmia sui costi della stampa, che comprendono stampanti, toner e carta. Le uniche spese aggiuntive potrebbero esserci nel processo di dematerializzazione, qualora ci si affidi ad un’azienda specializzata in questi processi o si incarichi del personale per questa operazione. Che dire poi della facilità con la quale è possibile trasmettere un documento digitale ad un’altra azienda o ente? Attraverso una mail certificata è possibile inviare documenti importanti in allegato con la certezza di ottenere un riscontro di ricezione e lettura dello stesso, risparmiando anche le tempistiche ed i costi della classica spedizione per raccomandata.

Naturalmente poi il vantaggio più grande si ha nel fatto che, attraverso questi processi, ci si rende una realtà sostenibile, cioè attenta alle problematiche ambientali e che contribuisce alla rieducazione dell’uomo.