La gestione dell’archivio: un aspetto aziendale trascurato all’interno delle aziende italiane
Da che mondo è mondo, ogni ente o azienda per svolgere la sua attività produce inevitabilmente un’enorme marea di carta : dalle bolle di trasporto, ai documenti di assunzione, passando per documenti tecnici e manuali, per arrivare infine ai moduli d’ordine e alle fatture.
Documenti – si pensa – che esaurita la loro vita corrente, generalmente molto breve, sia opportuno derubricare a scartoffie inutili da stipare prima in qualche raccoglitore ad anelli e poi in qualche cantina o umido sottoscala. Cioè da mandare a raggiungere i propri simili nel temutissimo archivio aziendale, da cui non usciranno mai più.
Una visione e una gestione dell’archivio aziendale di questo tipo se in realtà risolve il problema dello spostare il documento lontano dalla scrivania nel breve periodo, ne crea molti sul lungo, le cui conseguenze possono anche essere gravi.
Un archivio trascurato è un danno per l’azienda
Lo scenario tipico di un archivio aziendale in Italia è il seguente: faldoni di documenti di natura diversa accatastati in maniera sommaria in un ambiente troppo piccolo per ospitarli, dove umidità, polvere e muffe possono danneggiare la carta impunemente.
Nessun problema fino al giorno in cui, per qualche ragione, bisogna mettere piede nel dimenticatoio e andare a ripescare un documento.
I casi in cui questo può essere necessario non sono in realtà così rari come ci piace pensare: magari uno dei macchinari dell’azienda si è rotto, e il manuale contiene le specifiche del pezzo da sostituire da inviare al produttore. Oppure una contesa con un cliente o un dipendente, può portare a dover andare a recuperare nella pila di faldoni il contratto firmato o la lettera di dimissioni.
E se il documento che potrebbe salvare la situazione non salta fuori, si possono perdere soldi e giornate di lavoro.
Perché è impossibile trovare un documento in un archivio abbandonato
Un archivio abbandonato a sé stesso è il posto peggiore dove andare a fare questo tipo di ricerca per una serie di motivi, banali ma nemmeno troppo.
Primo motivo: se l’archivio non è ordinato secondo un criterio logico noto, la ricerca è praticamente impossibile. Possono volerci giorni di lavoro – persi – per sfogliare tutti i faldoni e trovare il documento che si sta cercando.
Secondo motivo: non è possibile escludere che il documento che si sta cercando possa semplicemente essere andato perduto. Se l’archivio non è tenuto in ordine e non si ha cognizione di chi vi mette mano e per cosa, è facile che i documenti si perdano. Ad esempio, il documento che stiamo cercando potrebbe essere fuoriuscito dal faldone in occasione di un trasferimento o una ricerca precedente e andato smarrito.
Terzo motivo: se l’archivio è ospitato all’interno di locali stretti e umidi, è possibile che il documento in questione possa semplicemente essere andato distrutto. 10 anni al contatto con polvere e umidità possono rapidamente degradare un documento fino a ridurlo a della carta fragile e illegibile – e dal dubbio valore probatorio in sede legale.
Come organizzare l’archivio aziendale
Per evitare il verificarsi di queste situazioni è sufficiente seguire poche ma precise regole per il proprio archivio aziendale.
Prima regola: identificare un criterio ordinativo. La prima regola da seguire è quella di identificare una logica secondo cui ordinare i documenti, in modo che sapendo di quale documento si ha bisogno si possa andare a colpo sicuro. Ad esempio un criterio potrebbe essere l’ordinamento per tipo di documento – fatture, contratti, documenti di trasporto, ecc – e subordinato quello cronologico. Quindi fatture 2022, fatture 2023, contratti 2022, contratti 2023 e via dicendo.
Seconda regola: trovare degli spazi adatti dove disporre i documenti secondo l’ordine identificato. Forse uno degli aspetti più complicati, ma anche uno dei più importanti. È fondamentale che l’ambiente destinato ad ospitare l’archivio sia asciutto, a prova di umidità e luce naturale – in modo da evitare l’effetto sbiancamento dovuto dal sole – e sufficientemente grande da ospitare i documenti e permettere alle persone di muoversi al suo interno e consultarli (le pile per terra non sono un modo ordinato di disporre i documenti!).
Terza regola: provvedere ciclicamente allo scarto archivistico. Ebbene sì, ogni tanto le pulizie di primavera si fanno anche in archivio. Tramite un processo oculato e selettivo è possibile scartare quei documenti che hanno esaurito la loro vita utile, in modo da liberare spazio per i nuovi documenti che andranno ad accumularsi. Per capire cosa scartare e cosa no è però fondamentale affidarsi a degli esperti.
A fronte di quanto detto appare chiaro che la gestione dell’archivio cartaceo fatta in maniera professionale, smette di essere una seccatura per rivelarsi un alleato prezioso dell’azienda, mettendola al sicuro da problematiche che possono sorgere nel lungo periodo.